J.O n° 247 du 22 octobre 2005 page 16769
texte n° 31
Décrets, arrêtés, circulaires
Textes généraux
Ministère de la justice
Décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la
loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004
NOR: JUSC0520586D
Le Premier ministre,
Sur le rapport du garde des sceaux, ministre de la justice,
Vu la directive 95/46 CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code pénal ;
Vu le code de commerce ;
Vu le code de l'organisation judiciaire ;
Vu le nouveau code de procédure civile ;
Vu le code de justice administrative ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en dernier lieu par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 95-73 du 21 janvier 1995 d'orientation et de programmation relative à la sécurité, modifiée par la loi n° 2003-239 du 18 mars 2003 pour la sécurité intérieure, notamment son article 17-1 ;
Vu le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 modifié portant règlement général sur la comptabilité publique ;
Vu le décret n° 89-271 du 12 avril 1989 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement des personnels civils à l'intérieur des départements d'outre-mer, entre la métropole et ces départements, et pour se rendre d'un département d'outre-mer à un autre ;
Vu le décret n° 90-437 du 28 mai 1990 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils sur le territoire métropolitain de la France lorsqu'ils sont à la charge des budgets de l'Etat, des établissements publics nationaux à caractère administratif et de certains organismes subventionnés ;
Vu le décret n° 98-608 du 17 juillet 1998 relatif à la protection des secrets de la défense nationale ;
Vu le décret n° 98-844 du 22 septembre 1998 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'Etat à l'intérieur d'un territoire d'outre-mer, entre la métropole et un territoire d'outre-mer, entre deux territoires d'outre-mer et entre un territoire d'outre-mer et un département d'outre-mer, Mayotte ou la collectivité territoriale de Saint-Pierre-et-Miquelon ;
Vu le décret n° 99-487 du 11 juin 1999 relatif aux indemnités susceptibles d'être allouées aux membres de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et aux personnes qui lui prêtent leur concours ;
Vu l'avis du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie en date du 4 mai 2005 ;
Vu l'avis du gouvernement de la Polynésie française en date du 18 mai 2005 ;
Vu l'avis du conseil général de Mayotte en date du 19 mai 2005 ;
Vu la délibération n° 2005-049 du 24 mars 2005 portant avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ;
Le Conseil d'Etat (section de l'intérieur) entendu,
Décrète :
TITRE Ier
DE LA COMMISSION NATIONALE
DE L'INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS
Les membres de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sont convoqués par son président. La convocation est de droit à la demande du tiers des membres de la commission. La convocation précise l'ordre du jour.
La commission ne peut valablement délibérer que si la majorité de ses membres en exercice participe à la séance.
Les délibérations de la commission sont prises à la majorité absolue des membres présents.
Toutefois, sont prises à la majorité absolue des membres composant la commission, réunie en formation plénière, les délibérations suivantes :
1° L'élection du président et des vice-présidents et la désignation du vice-président délégué ;
2° L'adoption du règlement intérieur ;
3° Les autorisations délivrées par la commission lorsqu'elle est saisie de la création de traitements mentionnés à l'article 25 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;
4° Les avis émis par la commission lorsqu'elle est saisie de la création de traitements mentionnés aux articles 26 et 27 de la même loi ;
5° Les décisions prises en vertu du pouvoir réglementaire dont dispose la commission ainsi que celles prises en application du b du 2° de l'article 11 de la même loi ;
6° Les autorisations délivrées par la commission, lorsqu'elle est saisie de la création de traitements mentionnés aux articles 53 et 62 de la même loi.
Le commissaire du Gouvernement est convoqué à toutes les séances mentionnées à l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée dans les mêmes conditions que les membres de la commission.
En cas d'absence ou d'empêchement, il est remplacé par un commissaire du Gouvernement adjoint.
Les dépenses sont ordonnancées par le président de la commission ou par le vice-président délégué.
Les membres de la commission ont droit au remboursement des frais que nécessite l'exécution de leur mandat, dans les conditions prévues par le décret du 28 mai 1990 susvisé.
Les personnels qui sont appelés à prêter leur concours à la commission ont droit, dans les conditions de l'alinéa précédent, au remboursement des frais engagés à l'occasion des missions exécutées pour le compte de la commission.
TITRE II
DES FORMALITÉS PRÉALABLES À LA MISE EN OEUVRE DES TRAITEMENTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Chapitre Ier
Dispositions générales
En vue de faciliter l'accomplissement des formalités préalables à la mise en oeuvre des traitements de données à caractère personnel, la commission définit des modèles de déclaration, de demande d'avis et de demande d'autorisation et fixe la liste des annexes qui, le cas échéant, doivent être jointes.
Les déclarations, demandes d'avis et demandes d'autorisation sont présentées par le responsable du traitement ou par la personne ayant qualité pour le représenter. Lorsque le responsable du traitement est une personne physique ou un service, la personne morale ou l'autorité publique dont il relève doit être mentionnée.
Les déclarations et demandes sont adressées à la commission :
1° Soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ;
2° Soit par remise au secrétariat de la commission contre reçu ;
3° Soit par voie électronique, avec accusé de réception qui peut être adressé par la même voie.
La date de l'avis de réception, du reçu ou de l'accusé de réception électronique fixe le point de départ du délai de deux mois dont dispose la commission pour notifier ses avis et autorisations, en application du III de l'article 25 et de l'article 28 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée. La décision par laquelle le président renouvelle ce délai est notifiée au responsable du traitement par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
Lorsqu'une demande d'avis ou d'autorisation est présentée pour le compte de l'Etat, d'une personne morale de droit public ou d'une personne morale de droit privé gérant un service public ou qu'elle fait l'objet d'un examen en séance plénière de la commission ou en bureau, une copie de la demande est transmise préalablement à toute délibération au commissaire du Gouvernement.
Celui-ci peut disposer à sa demande de la copie de toute déclaration, demande d'avis ou demande d'autorisation.
Les communications prévues aux deux premiers alinéas peuvent être accomplies, le cas échéant, par voie électronique.
Lorsqu'une déclaration, une demande d'avis ou une demande d'autorisation fait l'objet d'un examen en séance plénière ou en bureau, le commissaire du Gouvernement présente ses observations.
Le responsable du traitement ou toute personne dont l'audition est demandée par la commission ou le commissaire du Gouvernement peut être entendu.
Le responsable du traitement informe la commission sans délai et par écrit de toute suppression du traitement.
En cas de modification substantielle affectant les informations mentionnées au I de l'article 30 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée par le responsable du traitement, la commission est informée sans délai dans les conditions prévues à l'article 8 du présent décret.
Chapitre II
Les déclarations
Lorsque la déclaration comporte l'engagement prévu au I de l'article 23 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée et satisfait aux prescriptions du I de l'article 30 de la même loi ou lorsque le traitement déclaré répond aux normes établies par la commission en vertu du I de l'article 24 de la même loi, la commission ou, par délégation, le président ou le vice-président délégué délivre sans délai le récépissé prévu au troisième alinéa du I de l'article 23 de ladite loi.
Lorsque le récépissé est délivré par voie électronique, le responsable du traitement peut en demander une copie sur support papier.
Les normes établies par la commission en application du I de l'article 24 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée sont publiées au Journal officiel de la République française.
Les catégories de traitement dispensées de déclaration en application du II de l'article 24 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée sont publiées au Journal officiel de la République française.
Chapitre III
Les demandes d'avis et d'autorisation
La délibération portant avis, autorisation ou refus d'autorisation de la commission est notifiée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, dans un délai de huit jours, au responsable du traitement qui a présenté la demande.
Elle est transmise au commissaire du Gouvernement.
Le dossier produit à l'appui d'une demande d'avis présentée en application des articles 26 ou 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée comporte en annexe le projet d'acte autorisant le traitement, mentionné à l'article 29 de la même loi.
L'engagement de conformité à un acte réglementaire unique pris en application du IV de l'article 26 ou du III de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée est adressé à la commission dans les conditions prévues à l'article 8 du présent décret.
Les avis motivés de la commission émis en application des articles 26 et 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée et les actes sur lesquels ils portent sont publiés à la même date par le responsable du traitement.
L'engagement de conformité à une autorisation unique prise en application du II de l'article 25 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée est adressé à la commission dans les conditions prévues à l'article 8 du présent décret.
Chapitre IV
Dispositions particulières relatives aux demandes d'autorisation de traitements de données à caractère personnel ayant pour fin la recherche dans le domaine de la santé
Section 1
Composition et fonctionnement du comité consultatif sur le traitement de l'information en matière de recherche dans le domaine de la santé
Le comité consultatif sur le traitement de l'information en matière de recherche dans le domaine de la santé comprend quinze membres, dont un président, nommés par arrêté conjoint du ministre chargé de la recherche et du ministre chargé de la santé, en raison de leurs compétences en matière de recherche dans le domaine de la santé, d'épidémiologie, de génétique et de biostatistique.
Le mandat des membres et du président du comité est de trois ans, renouvelable une fois. Les membres démissionnaires ou décédés sont remplacés pour la durée restant à courir de leur mandat.
Le comité consultatif est saisi, préalablement à la saisine de la commission, de toute demande de mise en oeuvre des traitements de données à caractère personnel ayant pour fin la recherche dans le domaine de la santé.
Il peut être consulté par les ministères concernés, par la commission et par les organismes publics et privés qui ont recours à des traitements de données à caractère personnel dans ce domaine.
Le comité consultatif se réunit sur convocation de son président. Il ne peut valablement siéger que si la moitié au moins de ses membres est présente.
Le comité rend ses avis à la majorité des membres présents. En cas de partage égal des voix, celle de son président est prépondérante.
Les séances du comité ne sont pas publiques.
Le comité peut faire appel à des experts extérieurs.
Le comité consultatif adopte son règlement intérieur qui définit les modalités de son fonctionnement et qui est approuvé par le ministre chargé de la recherche et par le ministre chargé de la santé.
Le président peut déléguer sa signature à un membre du comité consultatif nommément désigné.
Les crédits nécessaires au fonctionnement du comité consultatif sont inscrits au budget du ministère chargé de la recherche.
Les membres du comité consultatif et les experts reçoivent, dans l'exercice de leur mission, une indemnité dont le montant est fixé par arrêté conjoint des ministres chargés du budget et de la recherche. Ils ont droit en outre au remboursement des frais que nécessite l'exécution de leur mission, dans les conditions prévues par le décret du 28 mai 1990 susvisé.
Les dossiers, rapports, délibérations et avis sont conservés par le comité dans des conditions assurant leur confidentialité, pendant une durée minimum de dix ans, avant leur versement aux Archives nationales.
Le comité consultatif établit un rapport annuel d'activité qui est adressé au ministre chargé de la recherche, au ministre chargé de la santé et au président de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Section 2
Méthodologies de référence
Pour les catégories les plus usuelles de traitements automatisés portant sur des données ne permettant pas une identification directe des personnes concernées, la commission ou, par délégation, le président ou le vice-président délégué établit, en concertation avec le comité consultatif et les organismes publics et privés représentatifs, des méthodologies de référence. La liste de ces organismes est fixée par arrêté conjoint du ministre chargé de la recherche et du ministre chargé de la santé.
La commission ou, par délégation, le président ou le vice-président délégué homologue les méthodologies de référence ainsi établies. Celles-ci sont publiées au Journal officiel de la République française.
Section 3
Présentation et instruction des demandes d'avis
soumises au comité consultatif
Les demandes d'avis, signées par la personne qui a qualité pour représenter l'organisme public ou privé qui met en oeuvre le traitement, sont adressées au président du comité consultatif soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par dépôt au secrétariat du comité contre récépissé.
Le dossier produit à l'appui de la demande comprend :
1° L'identité et l'adresse du responsable du traitement et de la personne responsable de la recherche, leurs titres, expériences et fonctions, les catégories de personnes qui seront appelées à mettre en oeuvre le traitement ainsi que celles qui auront accès aux données ;
2° Le protocole de recherche ou ses éléments utiles, indiquant notamment l'objectif de la recherche, les catégories de personnes intéressées, la méthode d'observation ou d'investigation retenue, l'origine et la nature des données à caractère personnel recueillies et la justification du recours à celles-ci, la durée et les modalités d'organisation de la recherche, la méthode d'analyse des données ;
3° Les avis rendus antérieurement par des instances scientifiques ou éthiques, et notamment, le cas échéant, par le comité national des registres.
Toute modification de ces éléments est portée à la connaissance du comité consultatif.
Le comité consultatif peut entendre les représentants de l'organisme ayant présenté la demande ainsi que le responsable du traitement.
Le comité consultatif notifie à l'organisme intéressé, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, son avis motivé dans un délai d'un mois à compter de la date de réception du dossier. Passé ce délai, l'avis du comité consultatif est réputé favorable.
Si le dossier déposé est incomplet, le comité consultatif adresse à l'organisme intéressé une demande motivée d'informations complémentaires. Le point de départ du délai fixé à l'alinéa précédent est, dans ce cas, reporté à la date de réception des informations complémentaires par le comité consultatif.
En cas d'urgence, le ministre chargé de la recherche ou le ministre chargé de la santé peut demander au comité consultatif de statuer dans un délai qui peut être réduit à quinze jours. Il en informe le demandeur.
Lorsque le traitement de données à caractère personnel répond à l'une des normes homologuées conformément à l'article 27, le président du comité consultatif peut donner, au nom du comité, un avis sur ce traitement. Le comité est tenu régulièrement informé de ces avis.
Lorsque, en application du dernier alinéa de l'article 54 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, le comité consultatif détermine les catégories de traitements pour lesquels son avis ne sera plus requis, il ne peut valablement délibérer que si au moins onze de ses membres sont présents.
Le comité consultatif notifie sa délibération à la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Cette délibération est publiée au Journal officiel de la République française.
Section 4
Présentation et instruction des demandes d'autorisation
par la Commission nationale de l'informatique et des libertés
Le dossier produit à l'appui de la demande d'autorisation comprend outre les précisions prévues par l'article 30 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée :
1° Les pièces et renseignements énumérés aux 1° à 3° de l'article 28 du présent décret ;
2° L'avis rendu par le comité consultatif ou l'avis de réception ou le récépissé de la demande d'avis lorsque le comité consultatif a rendu un avis tacitement favorable ;
3° Les mesures envisagées pour communiquer individuellement aux personnes concernées par le traitement les informations figurant à l'article 57 de la même loi ainsi que la justification de toute demande de dérogation à cette obligation d'information ;
4° Les caractéristiques du traitement ;
5° Le cas échéant, la justification scientifique et technique de toute demande de dérogation à l'obligation de codage des données permettant l'identification des personnes intéressées et la justification de toute demande de dérogation à l'interdiction de conservation des données sous une forme nominative au-delà de la durée nécessaire à la recherche.
Lorsque le traitement répond à l'une des méthodologies de référence visées à l'article 27, seul un engagement de conformité à l'une d'entre elles est adressé à la commission dans les conditions prévues à l'article 8.
L'autorisation délivrée ou le refus d'autorisation décidé par le président ou le vice-président délégué, par délégation, pour la mise en oeuvre d'un traitement relevant de l'article 54 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée est notifiée dans les conditions de l'article 15 du présent décret. Elle est transmise au commissaire du Gouvernement.
Section 5
Modalités d'information des personnes intéressées
Sauf dérogation accordée par la commission, la communication, avant le début du traitement, aux personnes auprès desquelles sont recueillies des données à caractère personnel ou à propos desquelles de telles données sont transmises, des informations prévues par l'article 57 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, a lieu dans les conditions suivantes :
1° Lorsque les données à caractère personnel sont recueillies directement auprès des personnes intéressées par questionnaire écrit, celui-ci ou à défaut la lettre qui l'accompagne porte la mention lisible de ces informations ;
2° Lorsque les données à caractère personnel sont recueillies oralement, l'enquêteur remet ou fait préalablement parvenir aux personnes intéressées un document contenant ces informations ;
3° Dans le cas où les données à caractère personnel ont été initialement recueillies pour un autre objet que le traitement envisagé, le professionnel de santé en contact direct avec la personne intéressée et effectivement chargé de sa prise en charge thérapeutique l'informe par écrit.
Les personnes accueillies dans les établissements ou les centres où s'exercent des activités de prévention, de diagnostic et de soins donnant lieu à la transmission de données à caractère personnel en vue d'un traitement ayant pour fin la recherche dans le domaine de la santé sont informées des mentions prescrites par l'article 57 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée par la remise d'un document ou par tout autre moyen approprié.
La personne qui entend s'opposer au traitement à des fins de recherche dans le domaine de la santé des données à caractère personnel la concernant peut exprimer son refus par tout moyen auprès soit du responsable de la recherche, soit de l'établissement ou du professionnel de santé détenteur de ces données.
Lorsque la recherche nécessite le recueil de prélèvements biologiques identifiants, le consentement de la personne intéressée ou de ses représentants légaux doit être recueilli, préalablement au traitement, sous forme écrite. En cas d'impossibilité de le recueillir sous cette forme, le consentement exprès de la personne intéressée est attesté par un tiers indépendant de l'organisme qui met en oeuvre le traitement.
Les articles 74 à 78 du présent décret sont applicables lorsqu'une sanction est susceptible d'être prononcée en application de l'article 60 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.
Chapitre V
Dispositions particulières relatives aux demandes d'autorisation de traitements de données de santé à caractère personnel à des fins d'évaluation ou d'analyse des pratiques ou des activités de soins et de prévention
Le dossier produit à l'appui de la demande d'autorisation comprend :
1° L'identité et l'adresse du responsable du traitement et s'il n'est établi ni sur le territoire national ni sur celui d'un autre Etat membre de la Communauté européenne celles de son représentant en France ; les missions ou l'objet social de l'organisme dont il relève ; les catégories de personnes qui auront accès aux données ;
2° Un descriptif de la finalité du traitement et de la population qu'il concerne ; la nature des données dont le traitement est envisagé et la justification du recours à celles-ci ; la durée souhaitée de leur conservation et leurs méthodes d'analyse ; l'identification des personnes, services ou organismes qui en sont détenteurs et qui sont susceptibles de les communiquer au demandeur si celui-ci est autorisé à mettre en oeuvre le traitement ; le type de diffusion ou de publication des résultats du traitement envisagé, le cas échéant, par le demandeur ;
3° Les caractéristiques techniques du traitement ;
4° Les rapprochements ou interconnexions envisagés ou toute autre forme de mise en relation des informations ;
5° Les dispositions prises pour assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;
6° Le cas échéant, la mention de toute transmission de données à caractère personnel vers un Etat n'appartenant pas à la Communauté européenne ;
7° Le cas échéant, la liste des traitements répondant aux caractéristiques prévues au deuxième alinéa de l'article 65 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ; le dossier précise, en ce cas, les catégories de données, les destinataires ou les catégories de destinataires.
Toute modification de ces éléments est portée à la connaissance de la commission.
TITRE III
DES CORRESPONDANTS À LA PROTECTION
DES DONNÉES
Chapitre Ier
Du correspondant à la protection des données
à caractère personnel
La désignation d'un correspondant à la protection des données à caractère personnel par le responsable de traitements relevant des formalités prévues aux articles 22 à 24 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée est notifiée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par remise au secrétariat de la commission contre reçu, ou par voie électronique avec accusé de réception qui peut être adressé par la même voie.
La notification prévue à l'article 42 du présent décret mentionne :
1° Les nom, prénom, profession et coordonnées professionnelles du responsable des traitements, le cas échéant, ceux de son représentant, ainsi que ceux du correspondant à la protection des données à caractère personnel. Pour les personnes morales, la notification mentionne leur forme, leur dénomination, leur siège social ainsi que l'organe qui les représente légalement ;
2° Lorsque le correspondant à la protection des données à caractère personnel est une personne morale, les mêmes renseignements concernant le préposé que la personne morale a désigné pour exercer les missions de correspondant ;
3° Si la désignation est faite seulement pour certains traitements ou catégories de traitements, l'énumération de ceux-ci ;
4° La nature des liens juridiques entre le correspondant et la personne, l'autorité publique, le service ou l'organisme auprès duquel il est appelé à exercer ses fonctions ;
5° Tout élément relatif aux qualifications ou références professionnelles du correspondant et, le cas échéant, de son préposé en rapport avec cette fonction ;
6° Les mesures prises par le responsable des traitements en vue de l'accomplissement par le correspondant de ses missions en matière de protection des données.
L'accord écrit de la personne désignée en qualité de correspondant est annexé à la notification.
La désignation d'un correspondant à la protection des données à caractère personnel prend effet un mois après la date de réception de la notification par la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Toute modification substantielle affectant les informations mentionnées aux 1° à 6° est portée à la connaissance de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, dans les formes définies à l'article 42.
Lorsque plus de cinquante personnes sont chargées de la mise en oeuvre ou ont directement accès aux traitements ou catégories de traitements automatisés pour lesquels le responsable entend désigner un correspondant à la protection des données à caractère personnel, seul peut être désigné un correspondant exclusivement attaché au service de la personne, de l'autorité publique ou de l'organisme, ou appartenant au service, qui met en oeuvre ces traitements.
Par dérogation au premier alinéa :
a) Lorsque le responsable des traitements est une société qui contrôle ou qui est contrôlée au sens de l'article L. 233-3 du code de commerce, le correspondant peut être désigné parmi les personnes au service de la société qui contrôle, ou de l'une des sociétés contrôlées par cette dernière ;
b) Lorsque le responsable des traitements est membre d'un groupement d'intérêt économique au sens du titre V du livre deuxième du code de commerce, le correspondant peut être désigné parmi les personnes au service dudit groupement ;
c) Lorsque le responsable des traitements fait partie d'un organisme professionnel ou d'un organisme regroupant des responsables de traitements d'un même secteur d'activités, il peut désigner un correspondant mandaté à cette fin par cet organisme.
La désignation d'un correspondant à la protection des données à caractère personnel est, préalablement à sa notification à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, portée à la connaissance de l'instance représentative du personnel compétente par le responsable des traitements, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
Le correspondant à la protection des données à caractère personnel exerce sa mission directement auprès du responsable des traitements.
Le correspondant ne reçoit aucune instruction pour l'exercice de sa mission.
Le responsable des traitements ou son représentant légal ne peut être désigné comme correspondant.
Les fonctions ou activités exercées concurremment par le correspondant ne doivent pas être susceptibles de provoquer un conflit d'intérêts avec l'exercice de sa mission.
Le responsable des traitements fournit au correspondant tous les éléments lui permettant d'établir et d'actualiser régulièrement une liste des traitements automatisés mis en oeuvre au sein de l'établissement, du service ou de l'organisme au sein duquel il a été désigné et qui, à défaut de désignation d'un correspondant, relèveraient des formalités de déclaration prévues par les articles 22 à 24 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.
Dans les trois mois de sa désignation, le correspondant à la protection des données à caractère personnel dresse la liste mentionnée à l'article 47. La liste précise, pour chacun des traitements automatisés :
1° Les nom et adresse du responsable du traitement et, le cas échéant, de son représentant ;
2° La ou les finalités de traitement ;
3° Le ou les services chargés de le mettre en oeuvre ;
4° La fonction de la personne ou le service auprès duquel s'exerce le droit d'accès et de rectification ainsi que leurs coordonnées ;
5° Une description des catégories de données traitées, ainsi que les catégories de personnes concernées par le traitement ;
6° Les destinataires ou catégories de destinataires habilités à recevoir communication des données ;
7° La durée de conservation des données traitées.
La liste est actualisée en cas de modification substantielle des traitements en cause. Elle comporte la date et l'objet de ces mises à jour au cours des trois dernières années.
Le correspondant tient la liste à la disposition de toute personne qui en fait la demande.
Une copie de la liste est délivrée à l'intéressé à sa demande. Le responsable des traitements peut subordonner la délivrance de cette copie au paiement d'une somme qui ne peut excéder le coût de la reproduction.
Lorsque la liste ne recense pas la totalité des traitements mis en oeuvre par le responsable, elle mentionne que d'autres traitements relevant du même responsable figurent sur la liste nationale mise à la disposition du public en application de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.
Le correspondant veille au respect des obligations prévues par la loi du 6 janvier 1978 susvisée pour les traitements au titre desquels il a été désigné.
A cette fin, il peut faire toute recommandation au responsable des traitements.
Il est consulté, préalablement à leur mise en oeuvre, sur l'ensemble des nouveaux traitements appelés à figurer sur la liste prévue par l'article 47.
Il reçoit les demandes et les réclamations des personnes intéressées relatives aux traitements figurant sur la liste prévue par l'article 47. Lorsqu'elles ne relèvent pas de sa responsabilité, il les transmet au responsable des traitements et en avise les intéressés.
Il informe le responsable des traitements des manquements constatés avant toute saisine de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Il établit un bilan annuel de ses activités qu'il présente au responsable des traitements et qu'il tient à la disposition de la commission.
Le responsable des traitements peut, avec l'accord du correspondant à la protection des données à caractère personnel, lui confier les missions mentionnées à l'article 49 pour la totalité des traitements qui dépendent du responsable.
Dans ce cas, la notification prévue à l'article 43 en fait mention.
La Commission nationale de l'informatique et des libertés peut être saisie à tout moment par le correspondant à la protection des données à caractère personnel ou le responsable des traitements de toute difficulté rencontrée à l'occasion de l'exercice des missions du correspondant. L'auteur de la saisine doit justifier qu'il en a préalablement informé, selon le cas, le correspondant ou le responsable des traitements.
La Commission nationale de l'informatique et des libertés peut à tout moment solliciter les observations du correspondant à la protection des données ou celles du responsable des traitements.
Lorsque la Commission nationale de l'informatique et des libertés constate, après avoir recueilli ses observations, que le correspondant manque aux devoirs de sa mission, elle demande au responsable des traitements de le décharger de ses fonctions en application du III de l'article 22 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.
Hors le cas prévu à l'article 52, lorsqu'il envisage de mettre fin aux fonctions du correspondant pour un motif tenant à un manquement aux devoirs de sa mission, le responsable des traitements saisit la Commission nationale de l'informatique et des libertés pour avis par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, comportant toutes précisions relatives aux faits dont il est fait grief.
Le responsable des traitements notifie cette saisine au correspondant dans les mêmes formes en l'informant qu'il peut adresser ses observations à la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
La Commission nationale de l'informatique et des libertés fait connaître son avis au responsable des traitements dans un délai d'un mois à compter de la réception de sa saisine. Ce délai peut être renouvelé une fois sur décision motivée de son président.
Aucune décision mettant fin aux fonctions du correspondant ne peut intervenir avant l'expiration du délai prévu à l'alinéa précédent.
Lorsque le correspondant est démissionnaire ou déchargé de ses fonctions, le responsable des traitements en informe la Commission nationale de l'informatique et des libertés dans les formes prévues à l'article 42.
La notification de cette décision mentionne en outre le motif de la démission ou de la décharge. Il y est annexé, en lieu et place de l'accord prévu au huitième alinéa de l'article 43, le justificatif de la notification de la décision au correspondant.
Cette décision prend effet huit jours après sa date de réception par la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Hormis le cas du remplacement du correspondant, le responsable des traitements est alors tenu de procéder, dans le délai d'un mois, aux formalités prévues aux articles 23 et 24 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée pour l'ensemble des traitements qui s'en étaient trouvés dispensés du fait de la désignation à laquelle il est mis fin.
Lorsque le responsable des traitements ne respecte pas ses obligations légales relatives au correspondant, la Commission nationale de l'informatique et des libertés l'enjoint par lettre recommandée avec accusé de réception de procéder aux formalités prévues aux articles 23 et 24 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée. Cette lettre mentionne les traitements concernés par l'injonction ainsi que le délai dans lequel le responsable des traitements doit s'y conformer.
Chapitre II
Du correspondant à la protection des données appartenant à un organisme de presse écrite ou audiovisuelle
Le correspondant prévu au quatrième alinéa de l'article 67 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée est désigné par le responsable de traitements de données à caractère personnel aux fins de journalisme mis en oeuvre par un organisme de la presse écrite ou audiovisuelle. Ce correspondant est désigné parmi les personnes attachées au service de cet organisme.
Le correspondant est soumis aux dispositions du présent titre, à l'exception des règles relatives à la désignation et aux missions du correspondant prévues par le 2° de l'article 43, l'article 45, les 4° et 7° et les dixième, onzième et douzième alinéas de l'article 48, ainsi que le cinquième alinéa de l'article 49 du présent décret.
TITRE IV
DES POUVOIRS DE LA COMMISSION
Chapitre Ier
Contrôles et vérifications
Section 1
L'habilitation des agents des services de la commission
L'habilitation prévue par le dernier alinéa de l'article 19 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée est délivrée aux agents des services de la commission, de catégorie A ou assimilés, pour une durée de cinq ans renouvelable.
Nul agent des services de la commission ne peut être habilité à effectuer une visite ou une vérification s'il a fait l'objet d'une condamnation à une peine correctionnelle ou criminelle inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire, ou dans un document équivalent lorsqu'il s'agit d'un ressortissant de l'Union européenne.
Nul agent des services de la commission ne peut être désigné pour effectuer une visite ou une vérification auprès d'un organisme au sein duquel :
1° Il détient un intérêt direct ou indirect, exerce des fonctions ou une activité professionnelle ou détient un mandat ;
2° Il a, au cours des trois années précédant la visite ou la vérification, détenu un intérêt direct ou indirect, exercé des fonctions ou une activité professionnelle ou détenu un mandat.
Lorsque les conditions prévues aux articles 57, 58 et 59 cessent d'être remplies, il est mis fin à l'habilitation après que l'intéressé a été mis en mesure de présenter ses observations. En cas d'urgence, la commission peut suspendre l'habilitation pour une durée maximale de six mois.
Il est également mis fin à l'habilitation lorsque l'intéressé n'exerce plus les fonctions à raison desquelles il a été habilité.
Section 2
Le contrôle sur place
Lorsque la commission décide un contrôle sur place, elle en informe préalablement par écrit le procureur de la République dans le ressort territorial duquel doit avoir lieu la visite ou la vérification.
Le procureur de la République est informé au plus tard vingt-quatre heures avant la date à laquelle doit avoir lieu le contrôle sur place. Cet avis précise la date, l'heure, le lieu et l'objet du contrôle.
Lorsque la commission effectue un contrôle sur place, elle informe au plus tard au début du contrôle le responsable des lieux de l'objet des vérifications qu'elle compte entreprendre, ainsi que de l'identité et de la qualité des personnes chargées du contrôle. Lorsque le responsable du traitement n'est pas présent sur les lieux du contrôle, ces informations sont portées à sa connaissance dans les huit jours suivant le contrôle.
Dans le cadre de leurs vérifications, les personnes chargées du contrôle présentent en réponse à toute demande leur ordre de mission et, le cas échéant, leur habilitation à procéder aux contrôles.
Lorsqu'en application de l'article 49 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée la commission procède à des vérifications, à la demande d'une autorité exerçant des compétences analogues aux siennes dans un autre Etat membre de la Communauté européenne, elle en informe le responsable du traitement. Elle l'informe également que les informations recueillies ou détenues par la commission sont susceptibles d'être communiquées à cette autorité.
Les missions de contrôle sur place font l'objet d'un procès-verbal.
Le procès-verbal énonce la nature, le jour, l'heure et le lieu des vérifications ou des contrôles effectués. Il indique également l'objet de la mission, les membres de celle-ci présents, les personnes rencontrées, le cas échéant, leurs déclarations, les demandes formulées par les membres de la mission ainsi que les éventuelles difficultés rencontrées. L'inventaire des pièces et documents dont les personnes chargées du contrôle ont pris copie est annexé au procès-verbal.
Lorsque la visite n'a pu se dérouler, le procès-verbal mentionne les motifs qui ont empêché ou entravé son déroulement.
Le procès-verbal est signé par les personnes chargées du contrôle qui y ont procédé et par le responsable des lieux ou par toute personne désignée par celui-ci. En cas de refus ou d'absence de celles-ci, mention en est portée au procès-verbal.
Le procès-verbal est notifié au responsable des lieux et au responsable des traitements.
Lorsque la visite a lieu avec l'autorisation et sous le contrôle du juge en application du II de l'article 44 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, copie du procès-verbal de la visite lui est adressée par le président de la commission.
Section 3
L'audition sur convocation
En application du premier alinéa du III de l'article 44 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, les personnes chargées du contrôle peuvent convoquer et entendre toute personne susceptible de leur fournir tout renseignement ou toute justification utiles pour l'accomplissement de leur mission.
La convocation, adressée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou remise en main propre contre récépissé ou acte d'huissier, doit parvenir au moins huit jours avant la date de son audition.
La convocation rappelle à la personne convoquée qu'elle est en droit de se faire assister d'un conseil de son choix.
Un procès-verbal est dressé dans les conditions prévues à l'article 64. Lorsque l'intéressé ne se rend pas à l'audition, il en est fait mention dans un procès-verbal de carence établi par les personnes chargées du contrôle.
Section 4
Le recours à des experts
Lorsqu'en application du deuxième alinéa du III de l'article 44 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée le président de la commission fait appel à un ou plusieurs experts, sa demande définit l'objet de l'expertise et fixe le délai de sa réalisation.
Préalablement aux opérations d'expertise, le ou les experts désignés attestent auprès du président de la commission qu'ils répondent aux conditions posées aux articles 57 à 60.
Les indemnités dues aux experts font, le cas échéant, l'objet d'une convention.
Le ou les experts informent le président de la commission de l'avancement des opérations d'expertise. Celles-ci sont menées contradictoirement.
Le rapport d'expertise est remis au président de la commission qui en adresse une copie au responsable du traitement.
Lorsque les opérations de vérification nécessitent l'accès à des données médicales individuelles, telles que visées au troisième alinéa du III de l'article 44 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, le préfet dans le ressort territorial duquel doit avoir lieu le contrôle désigne, à la demande du président de la commission, un médecin inspecteur de santé publique ou un médecin inspecteur du travail chargé de requérir la communication de ces données ; le président de la commission peut également désigner un médecin inscrit sur une liste d'experts judiciaires. Le président de la commission définit les conditions d'exercice de la mission confiée au médecin selon les formes prescrites aux premier et deuxième alinéas de l'article 67.
Préalablement aux opérations de vérification requises, le médecin désigné atteste auprès du président de la commission qu'il répond aux conditions posées aux articles 57 à 60.
Le médecin présente en réponse à toute demande son ordre de mission.
Le médecin consigne dans un rapport les vérifications qu'il a faites sans faire état, en aucune manière, des données médicales individuelles auxquelles il a eu accès.
Le rapport est remis au président de la commission qui en adresse une copie au professionnel de santé responsable du traitement.
Section 5
Secret professionnel
Lorsqu'une personne interrogée dans le cadre des vérifications faites par la commission oppose le secret professionnel, mention de cette opposition est portée au procès-verbal établi par les personnes chargées du contrôle. Il est alors également fait mention des dispositions législatives ou réglementaires auxquelles se réfère, le cas échéant, la personne interrogée ainsi que la nature des données qu'elle estime couvertes par ces dispositions.
Chapitre II
Sanctions administratives
Section 1
Les formations compétentes
Les membres de la commission élisent en leur sein à la majorité absolue des membres composant la commission les trois membres de la formation restreinte qui siègent avec le président et les deux vice-présidents.
La commission ne peut valablement procéder à cette élection que si la majorité des membres en exercice de la commission participe à la séance.
Lorsque l'un des membres élus au sein de la formation restreinte cesse d'exer